1С:Бухгалтерия Базовая или ПРОФ: отличия версий и что выбрать

Оглавление

• Возможности обеих редакций
• Ключевые различия
• Сравнение Базовой редакции и ПРОФ
• Когда подойдет Базовая редакция
• Когда требуется ПРОФ
• Электронная поставка
• Переход на ПРОФ
• Как принять решение
• Заключение

Для ведения бухгалтерского учета небольшие компании чаще рассматривают «1С:Бухгалтерия». На сегодняшний день фирма “1С” предлагает два варианта данной программы: Базовая и ПРОФ. Оба варианта позволяют оформлять первичные документы, рассчитывать налоги, контролировать расчеты с контрагентами, подготавливать отчётность. Разница становится заметной при подключении дополнительных сотрудников, объединении нескольких организаций, использовании сервера либо изменении стандартного функционала.

Чтобы подобрать подходящий для Вас вариант, следует оценить текущую нагрузку, структуру компании, планы по развитию автоматизации.

Основные инструменты бухгалтерского учета доступны в каждом варианте. Пользователь может отражать хозяйственные операции, вести сведения о товарах, материалах, основных средствах, денежных средствах.

Программа помогает решать следующие задачи:

• оформлять поступления и продажи;

• учитывать кассовые операции;

• загружать банковские документы;

• контролировать взаиморасчеты;

• вести складские остатки;

• начислять налоги;

• выполнять закрытие месяца;

• рассчитывать зарплату при небольшом штате;

• формировать регламентированную отчетность;

• подключать доступные сервисы 1С.

Начальная поставка содержит полноценный набор инструментов для стандартного учёта. Основные ограничения относятся к лицензированию, количеству рабочих мест, технической архитектуре, изменению конфигурации.

Ключевые различия

При выборе программы желательно учитывать дальнейшие планы компании. Продукт, подходящий одному бухгалтеру, может потребовать замены после расширения штата либо открытия нового подразделения.

Базовая редакция рассчитана на одного сотрудника. Пока бухгалтер работает с данными, другой специалист не сможет одновременно открыть ту же информационную систему.

Подключение клиентских лицензий для такой поставки не предусмотрено. Запасные активации используются при замене компьютера, восстановлении программы после изменения оборудования.

Редакция ПРОФ поддерживает совместную работу. Стандартная поставка включает одно рабочее место. Для руководителя, второго бухгалтера, менеджера либо другого сотрудника приобретаются клиентские лицензии 1С.

Их количество определяется максимальным числом одновременных подключений. Когда пять сотрудников пользуются программой по очереди, а одновременно заходят только трое, обычно достаточно трёх лицензий.

В стандартной Базовой редакции можно учитывать несколько компаний на одном компьютере. Для каждого юридического лица создается отдельная информационная база .

Подобная схема подходит специалисту, который последовательно работает с несколькими небольшими предприятиями. Справочники товаров, контрагентов, договоров хранятся раздельно.

Редакция ПРОФ позволяет объединить несколько организаций в одном информационном пространстве – многофирменный учет. При оформлении документа сотрудник выбирает нужное юридическое лицо. Общие справочники сокращают количество повторного ввода данных.

Такой формат удобен для группы компаний, нескольких связанных предприятий, централизованной бухгалтерии.

Отдельно выпускается продукт «Базовая для 1». Он предназначен для одной организации либо индивидуального предпринимателя с привязкой к конкретному ИНН.

Базовая редакция используется в типовом виде. В ней доступны параметры учета, настройки интерфейса, предусмотренные разработчиком функции. Изменять структуру конфигурации нельзя.

Ограничение следует учитывать, если организации могут потребоваться:

• собственные формы документов;

• специализированные отчеты;

• дополнительные алгоритмы расчета;

• нестандартные печатные формы;

• глубокая интеграция с внешними системами;

• изменение стандартного порядка обработки операций.

ПРОФ допускает адаптацию конфигурации. Специалист может разработать отчет, обработку, обмен данными, дополнительный документ.

Серьезные изменения желательно фиксировать в технической документации. Это упрощает последующее обновление, помогает контролировать работу созданных механизмов.

Базовая поставка предназначена для одного рабочего места. Данные могут храниться на компьютере , в доступном файловом каталоге, однако полноценная одновременная работа нескольких сотрудников не поддерживается.

Редакция ПРОФ позволяет разместить общую информационную систему, к которой подключаются специалисты с разных устройств.

При небольшом документообороте обычно применяется файловый формат. По мере роста нагрузки компания может перейти на клиент-серверный режим работы.

Базовая редакция работает в файловом режиме. Разместить её на сервере «1С:Предприятия» нельзя.

Для серверной установки требуется версия ПРОФ, отдельная лицензия на сервер, нужное количество дополнительных лицензий для сотрудников.

Такой вариант рассматривают при следующих условиях:

• несколько специалистов работают одновременно;

• объем данных быстро увеличивается;

• регулярно выполняются массовые операции;

• требуется централизованное администрирование;

• файловая система перестала обеспечивать необходимую скорость.

Архитектуру выбирают после анализа нагрузки, размера информационной системы, количества ежедневных операций.

Для одного бухгалтера, который работает с 1С:Бухгалтерия Базовая версия доступ можно организовать через подключение к компьютеру, где установлена программа. Потребуется защищённый канал, корректная настройка прав, стабильное интернет-соединение.

ПРОФ предоставляет больше вариантов удаленного подключения. Компания может использовать сервер, веб-клиент, удаленный рабочий стол либо облачную инфраструктуру.

Конкретная схема зависит от числа сотрудников, требований к безопасности, используемого оборудования.

Филиалам часто требуется обмен сведениями между отдельными информационными системами. Каждое подразделение оформляет свои операции, после чего данные синхронизируются с центральным офисом.

Базовая поставка не поддерживает распределенную архитектуру. Для филиальной структуры потребуется ПРОФ либо отраслевое решение, соответствующее задачам компании.

Обновления для базовой версии предоставляются без дополнительной платы через интернет. Новые релизы предоставляются в соответствии с условиями сопровождения такой поставки.

Для ПРОФ обновления обычно получают в рамках договора 1С:ИТС. Выбранный тариф может включать доступ к релизам, информационным материалам, консультациям, дополнительным сервисам.

Перед заказом желательно уточнить состав сопровождения, поскольку отдельные возможности подключаются на разных условиях.

Сравнение Базовой редакции и ПРОФ

Основным критерием остаётся число сотрудников. При необходимости двух одновременных подключений следует рассматривать ПРОФ.

Также имеет значение потребность в адаптации. Для стандартных бухгалтерских операций возможностей базовой поставки обычно достаточно. Собственные отчеты, сложные интеграции, изменение алгоритмов требуют расширенной редакции.

Когда подойдет Базовая редакция

Такой продукт обычно выбирают индивидуальные предприниматели, небольшие ООО, бухгалтеры с одним рабочим местом.

Он подходит при следующих условиях:

• учет ведет один специалист;

• используются стандартные операции;

• компании можно разделить по отдельным информационным системам;

• расширение штата пока не планируется;

• программные доработки не требуются;

• отсутствуют филиалы со сложной синхронизацией;

• файловый формат справляется с текущей нагрузкой.

Состав поставки представлен в карточке «1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия».

Такое решение подходит организации, которой нужен готовый инструмент для бухгалтерского учета без сложной технической инфраструктуры.

Когда требуется ПРОФ

Расширенную поставку выбирают компании, которым нужна совместная работа либо дальнейшее развитие учетной системы.

Она подходит в следующих ситуациях:

• несколько сотрудников подключаются одновременно;

• юридические лица учитываются в общем информационном пространстве;

• планируется добавление новых рабочих мест;

• требуется серверная установка;

• нужны специальные отчеты или обработки;

• программа должна обмениваться данными с сайтом, CRM, складской системой;

• компания открывает подразделения;

• объём документов постоянно растет.

Информация о составе продукта размещена на странице «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ».

Даже небольшая организация может заранее выбрать старшую редакцию, когда планируется приём второго бухгалтера, предоставление доступа руководителю, объединение учета нескольких юридических лиц.

Электронная поставка

Программу можно приобрести без физического комплекта, в электронном виде. Это более современный и быстрый способ получения лицензии 1С. После оформления заказа покупатель получает регистрационные данные, доступ к установочным файлам. Методические материалы и инструкции по работе с программой, для данной поставки, также будут в электронном виде.

По функциональности электронный формат полностью аналогичен обычной коробочной. Различается только способ получения поставки.

До активации следует проверить системные требования, подготовить компьютер, сохранить регистрационную информацию.

Переход на ПРОФ

При изменении задач компания может перейти с начальной редакции на расширенную. Причиной становится рост штата, необходимость общего информационного пространства, появление доработок либо серверной инфраструктуры.

Накопленные сведения обычно переносятся. Перед началом работ рекомендуется:

1. Установить актуальный релиз.

2. Проверить информационную систему.

3. Создать резервную копию.

4. Уточнить действующие условия апгрейда.

5. Рассчитать нужное количество лицензий.

6. Проверить внешние обработки.

7. Провести тестовый запуск.

Сложность переноса зависит от состояния данных, установленного релиза, подключенных дополнений. Участие специалиста помогает сократить время настройки, снизить риск ошибок. Апгрейд до версии ПРОФ выполняется на платной основе с зачетом стоимости базовой версии на момент сдачи.

Как принять решение

Сначала определите число одновременных подключений. Одному бухгалтеру обычно достаточно базовой поставки. Для совместной работы потребуется редакция ПРОФ с дополнительными лицензиями.

Затем оцените структуру учета. Раздельное ведение нескольких компаний возможно в отдельных информационных системах. Общие справочники доступны при объединении организаций в версии ПРОФ.

Следующий критерий — необходимость программирования. Стандартные документы, отчеты, операции доступны без доработок. Индивидуальные механизмы создаются только в расширенной редакции.

Также следует учитывать планы развития. Увеличение штата, открытие филиалов, рост документооборота повышают требования к системе. В таком случае возможность добавлять рабочие места, использовать сервер, изменять конфигурацию становится особенно значимой.

Заключение

Базовая редакция рассчитана на одного специалиста, типовые операции, файловый режим. Она подходит небольшому бизнесу без сложных требований к автоматизации.

ПРОФ выбирают для совместной работы, общего учета нескольких организаций, серверного размещения, интеграций, индивидуальных доработок.

Перед покупкой желательно оценить потребности компании на ближайшее время. Планируемое расширение штата либо автоматизация новых процессов могут повлиять на выбор уже сейчас.

Специалисты «БЮРО АЙТИ» помогут подобрать программный продукт, определить необходимое количество лицензий, перенести сведения, подготовить рабочую среду.