Как выбрать программу 1С для бизнеса

Оглавление

• Популярные решения для бизнеса
• 1С:Бухгалтерия 8
• УНФ
• УТ
• Розница
• ЗУП
• Комплексная автоматизация
• ERP
• Базовая или ПРОФ
• Аренда, электронная или коробочная поставка
• Что выбрать для ООО
• Что выбрать для ИП
• Решения для торговли
• Решения для сферы услуг
• Решения для производства
• Решения для интернет-магазина
• Файловый или клиент-серверный вариант
• Обслуживание после внедрения
• Частые ошибки
• Чек-лист перед покупкой

Подходящая система должна соответствовать реальным процессам организации. Одному бизнесу достаточно автоматизировать бухгалтерию, другому требуется контролировать продажи, остатки, закупки, расчет зарплаты либо производство.

Ошибка на старте часто приводит к повторному вводу данных, лишним доработкам, переносу информации в новую базу. Поэтому сначала стоит описать задачи сотрудников, затем сравнивать конфигурации, версии, стоимость внедрения.

До покупки важно определить:

• какие участки необходимо автоматизировать;

• сколько сотрудников будет работать одновременно;

• требуется ли вести несколько юридических лиц;

• есть ли магазины, склады, производство;

• нужен ли обмен с сайтом, банками, кассами, маркетплейсами;

• достаточно ли типовых возможностей;

• планируется ли рост штата, открытие новых точек, расширение ассортимента.

Популярные решения для бизнеса

Основные продукты отличаются назначением. Одни предназначены для регламентированного учета, другие — для продаж, склада, кадровой работы либо производства.

В ряде случаев одной конфигурации недостаточно. Например, менеджеры работают с заказами в торговой базе, бухгалтер отражает регламентированные операции в отдельной системе. Настроенный обмен исключает повторный ввод документов.

1С:Бухгалтерия 8

1С:«Бухгалтерия» предназначена для отражения хозяйственных операций, расчета налогов, подготовки обязательной отчетности. В ней учитывают товары, материалы, основные средства, денежные средства, расчеты с контрагентами.

Продукт подходит ИП, организациям разных сфер. Конкретная версия зависит от числа пользователей, количества юридических лиц, потребности в доработках.

Для развитых продаж, сложного склада либо производства возможностей бухгалтерской базы может оказаться недостаточно. Тогда её связывают с УНФ, УТ или отраслевым решением.

УНФ

1С:Управление нашей фирмой рассчитана на малые предприятия. В одной базе можно вести клиентов, заказы, продажи, закупки, остатки, оплату, финансовый результат.

УНФ подходит сервисным организациям, интернет-магазинам, подрядчикам, небольшой торговле, мастерским, простому производству.

Система помогает контролировать путь заказа от обращения клиента до оплаты. Руководитель видит выручку, расходы, задолженность, остатки. Для полноценного регламентированного учёта юридическое лицо может использовать отдельную бухгалтерскую базу.

УТ

1С:Управление торговлей предназначена для компаний с развитой системой закупок, продаж, складского учета.

Функционал включает:

• обработку заказов клиентов;

• планирование закупок;

• контроль запасов;

• работу с несколькими складами;

• резервирование товаров;

• настройку цен, скидок;

• контроль взаиморасчетов;

• анализ задолженности;

• оценку работы отдела продаж.

УТ подходит оптовым компаниям, дистрибьюторам, организациям с большим ассортиментом. Регламентированную отчетность обычно формируют в бухгалтерской базе, куда передаются нужные документы.

Розница

1С:Розница предназначена для отдельных магазинов, торговых сетей. Основные задачи связаны с кассой, продажами, товарными остатками.

В системе оформляют чеки, возвраты, переоценку. Можно настраивать скидки, программы лояльности, подключать торговое оборудование, анализировать результаты точки.

Если у бизнеса есть центральный склад, оптовое направление либо сложная схема закупок, розничную базу связывают с УНФ или УТ.

ЗУП

1С:Зарплата и управление персоналом используется для кадровых документов, расчёта зарплаты, отпусков, больничных, удержаний, подготовки отчётности.

Отдельная ЗУП нужна не только крупному работодателю. Значение имеют графики, число видов начислений, структура подразделений, особенности кадровых процессов.

Сведения о начислениях можно передавать в бухгалтерскую базу. Кадровая служба получает собственный рабочий контур, бухгалтер — необходимые данные для отражения расходов.

Комплексная автоматизация

КА объединяет бухгалтерию, продажи, закупки, склад, финансы, зарплату, кадровую работу в общей базе.

Такой вариант подходит среднему бизнесу, которому неудобно поддерживать несколько разрозненных систем. Сотрудники используют единые справочники, документы, остатки. Руководитель получает сводные показатели по разным направлениям.

Перед внедрением стоит проверить, достаточно ли типового функционала. Особенно это важно при сложном производстве, нестандартном бюджетировании, особых правилах расчёта себестоимости.

ERP

1С:ERP Управление предприятием предназначена для комплексной автоматизации организаций со сложной структурой либо производством.

Система охватывает планирование выпуска, закупки, продажи, складскую логистику, бюджетирование, казначейство, затраты, себестоимость, регламентированный учёт, кадровые процессы.

ERP не стоит покупать только «на вырост». Проект требует обследования, настройки, переноса данных, обучения пользователей. Для простой структуры такой продукт может оказаться избыточным.

Базовая или ПРОФ

После выбора конфигурации нужно определить подходящую версию.

Базовая поставка рассчитана на простые задачи, одного основного пользователя. Обычно действуют ограничения на сетевую работу, ведение нескольких юридических лиц в одной базе, изменение типового функционала.

ПРОФ стоит рассмотреть, когда:

• одновременно работают несколько сотрудников;

• требуется вести несколько организаций;

• нужны индивидуальные доработки;

• планируется клиент-серверный режим;

• бизнес будет расширяться.

Переход с Базовой на ПРОФ возможен, однако лучше заранее оценить ближайшие планы. Если скоро появится второй бухгалтер, новый склад либо подразделение, начальная версия быстро перестанет соответствовать задачам.

Ограничения различаются у конкретных продуктов. Перед покупкой следует проверить условия выбранной поставки.

Аренда, электронная или коробочная поставка

Функциональность не зависит от формы поставки. Разница заключается в способе получения лицензии, комплекта материалов.

При электронной поставке покупатель получает регистрационные данные, доступ к установочным файлам. Коробочный вариант предусматривает физический комплект документов, носителей.

Выбор зависит от внутренних требований. Одним организациям удобнее получить всё в электронном виде, другим важно хранить материальный комплект вместе с документацией.

До оплаты стоит уточнить состав поставки, правила регистрации, порядок восстановления лицензии.

В случаях, если для Вас актуальна работа не только из офиса, но и возможность подключиться удаленно из любой точки мира, можно рассмотреть аренду 1С с помощью сервиса 1С:ФРЕШ. Тарифы включают все популярные решения 1С , интеграцию с другими системами, автообновление и доступ к сервисам. Выбор тарифа зависит от требуемого количества пользователей и баз.  

Что выбрать для ООО

Небольшому ООО, которому нужен бухгалтерский и налоговый учёт, часто достаточно «Бухгалтерии».

Если есть отдел продаж, склад, регулярные закупки, потребуется дополнительный функционал. Сервисной либо небольшой торговой компании может подойти УНФ, оптовой — УТ, магазину — «Розница».

При сложной кадровой структуре используют ЗУП. Если несколько направлений требуется объединить в общей базе, рассматривают КА.

Производственному предприятию выбор делают с учетом числа этапов выпуска, правил списания материалов, планирования мощностей, расчета себестоимости. Для простых процессов может быть достаточно УНФ или КА, для сложных — ERP либо отраслевой конфигурации.

Статус ООО сам по себе не определяет подходящий продукт. Важнее структура бизнеса, обязанности сотрудников, требования к отчетности.

Что выбрать для ИП

Два предпринимателя на одном налоговом режиме могут вести совершенно разные процессы.

ИП, которому требуется подготовка отчётности без сложного оперативного контроля, может рассмотреть «Бухгалтерию». Для работы с клиентами, заказами, продажами, остатками больше подходит УНФ.

Владельцу розничной точки важны кассовые операции, цены, скидки, товарные остатки. Здесь подходит «Розница». При оптовых продажах, нескольких складах, сложном резервировании стоит рассмотреть УТ.

Предпринимателю со штатом нужно оценить кадровый блок. В простых случаях хватает возможностей основной базы. При сложных графиках, многочисленных начислениях понадобится ЗУП.

Небольшому производству подойдёт УНФ, если процессы не требуют детального планирования ресурсов.

Решения для торговли

Для отдельного магазина обычно выбирают «Розницу». Она закрывает кассовые операции, остатки, цены, скидки, программы лояльности.

УНФ подходит небольшому бизнесу, который совмещает торговлю с услугами, ведет клиентскую базу, контролирует финансовый результат.

Оптовым компаниям, дистрибьюторам, организациям с несколькими складами требуется более развитый контроль закупок, заказов, запасов. Для таких задач используют решения для торговли.

Розничная сеть может работать в связке: одна база отвечает за центральные закупки, ассортимент, другая — за кассовые места.

Решения для сферы услуг

Сервисным организациям важно фиксировать обращения, заказы, сроки, оплату, затраты. Дополнительно может потребоваться планирование загрузки сотрудников, расхода материалов.

Для этих задач часто используют УНФ. В ней ведут клиентскую базу, работы, документы, расчеты по заказам.

Если оперативный контроль не нужен, а основная задача связана с налогами, отчетностью, отдельная система для продаж может не понадобиться.

Решения для производства

При автоматизации производства важен не только масштаб предприятия. Нужно учитывать количество этапов, состав продукции, правила списания материалов, требования к себестоимости.

Для небольшого выпуска либо позаказной работы можно рассмотреть УНФ. Она позволяет регистрировать заказы, учитывать сырье, фиксировать выпуск.

КА подходит, когда производство требуется связать с продажами, закупками, складом, бухгалтерией, финансами.

ERP выбирают при сложном планировании, высоких требованиях к ресурсам, себестоимости.

До покупки стоит описать процесс от поступления заказа до выпуска готовой продукции. Это покажет, какие функции действительно нужны.

Решения для интернет-магазина

Интернет-магазину требуется обмен товарами, ценами, остатками, заказами, статусами обработки.

Для небольшого проекта может подойти УНФ. Она объединяет покупателей, заказы, оплату, товары, доставку.

При большом ассортименте, нескольких складах, сложном резервировании чаще используют УТ.

До внедрения нужно определить:

• как часто обновляются остатки;

• кто обрабатывает заказы;

• используются ли маркетплейсы;

• есть ли несколько складов;

• нужны ли индивидуальные цены;

• как организована доставка;

• какие сведения передаются в бухгалтерию.

Размер каталога — не единственный критерий. Важнее весь путь заказа от оформления до отгрузки.

Файловый или клиент-серверный вариант

При файловом варианте база хранится в общем каталоге. Такой формат подходит при небольшой нагрузке, сравнительно простых операциях.

Клиент-серверная архитектура предполагает отдельный сервер, систему хранения данных. Её используют при большом объёме информации, высокой нагрузке, активной работе нескольких подразделений, повышенных требованиях к надёжности.

Выбирать архитектуру только по числу сотрудников неправильно. На скорость влияют размер базы, конфигурация, объем  документов, сложность отчётов, обмены, доработки.

Перед покупкой оборудования желательно оценить предполагаемую нагрузку. Это поможет избежать нехватки ресурсов либо лишних расходов.

Обслуживание после внедрения

Для стабильной работы требуется регулярно устанавливать обновления, проверять резервные копии, контролировать права доступа, исправлять ошибки.

Доступ к обновлениям предоставляется по Договору информационно-технологического сопровождения (ИТС). Со всеми тарифами можно ознакомиться здесь.

Сопровождение может включать консультации, настройку отчетов, печатных форм, обменов, адаптацию базы под новые процессы.

Важно заранее определить, кто отвечает за обновления, резервирование, поддержку пользователей. Такой подход снижает риск простоев, потери данных, накопления технических проблем. Программу можно обновлять самостоятельно или с помощью специалистов компании БЮРО АЙТИ. 

Частые ошибки

Недорогая версия может не поддерживать нужное число пользователей, доработки либо работу по сети. Переход на другую поставку потребуется уже после запуска.

Большой набор функций не всегда полезен. Система потребует больше времени на настройку, обучение, сопровождение, а часть возможностей останется невостребованной.

Бухгалтерская конфигурация не всегда подходит для развитой торговли либо производства. Иногда лучше использовать несколько связанных решений.

До покупки нужно выяснить, как будет работать обмен с сайтом, банками, кассами, CRM, маркетплейсами. Иначе после запуска появятся незапланированные расходы.

Следует заранее определить, какие справочники, остатки, документы переносятся из прежней системы. Качество исходных данных напрямую влияет на корректность новой базы.

Даже подходящий продукт не даст ожидаемого результата, если сотрудники не понимают порядок работы либо продолжают использовать старые схемы.

Чек-лист перед покупкой

Перед принятием решения стоит:

Выбирать стоит не самый известный либо многофункциональный продукт, а систему, которая соответствует текущим процессам, сможет развиваться вместе с бизнесом.

Специалисты «БЮРО АЙТИ» помогут оценить задачи, подобрать подходящий вариант, провести демонстрацию, установить систему, перенести данные, обучить сотрудников.