Внедрение системы “1С:Документооборот 8” в офисах группы фирм “Садовое кольцо”

Строительный холдинг “Садовое кольцо” ускорил согласование документов и сократил сроки возведения объектов недвижимости с помощью системы “1С:Документооборот 8”

ИТ-интегратор “СофтЭксперт” благополучно закончил план внедрения системы “1С:Документооборот 8” в офисах группы фирм “Садовое кольцо” (Красногорск). Свежая система электронного документооборота обеспечила оперативный обмен документами между восемью организациями группы. Работа разнопрофильных отрядов холдинга стала больше скоординированной. Размер бумажного документооборота сокращен на 30%, исключена утеря документов. Приблизилось согласование соглашений и смет, санкционирован оперативный контроль за своевременностью выполнения поручений. Сокращены сроки постройки объектов.

“Садовое кольцо” трудится на рынке недвижимости столичного региона с 2003 г. На сегодняшний день они являются крупными застройщиками РФ.

Количество сотрудников организации в пределах 860 чел., работающих в тридцати организациях, которые занимаются разнообразной деятельностью: девелопментом, проектированием объектов недвижимости, архитектурой и дизайном, управлением продажами квартир в новостройках и т.д.

Когда заказчик заказывает строительство дома “под ключ” – от шага проектирования до финальной отделки – данным заказом занимаются различные специалисты разных направлений.

Прежде пользователи вели учет документов обособленно, в электронных таблицах. Что бы найти корреспонденции от людей и контролирующих органов уходило большое количество времени. Замен данными меж обособленными предприятиями был затруднен. Все это замедляло обработку и согласование документов, сроки реализации планов имели возможность затягиваться.
Руководство приняло решение внедрить единую для всех подразделений систему электронного документооборота, чтобы помочь приблизить обмен документами между подразделениями, уменьшить время на согласование договоров и смет.

Для регламентированного и быстрого учета в организации благополучно применяют программы “1С:Предприятие 8”, поэтому и для решения задач автоматизации документооборота была выбрана система “1С:Документооборот 8 КОРП”. Партнером по внедрению стала фирма “СофтЭксперт”, которая имеет благополучный опыт внедрения систем электронного документооборота на разнообразных организациях.

За пол года система была развернута на сорока рабочих местах в восьми основных (“материнских”) компаниях холдинга: подразделениях девелопмента, проектирования, архитектуры и дизайна, эксплуатации объектов, оптимизации технических решений, охраны объектов недвижимости, управления продажами и управления генподрядными работами.

Ключевые итоги проекта:

• В электронный вид переведено около 30 видов документов и рабочих файлов: входящая и исходящая корреспонденция, первичные заявки, сметная документация, кадровые приказы, распоряжения, служебные записки, копии чертежей, дополнительные соглашения к договорам, акты приемки, взаиморасчеты, наряды, графики выполнения работ, финансовые документы, договоры с подрядчиками и поставщиками стройматериалов. Объем бумажного документооборота сокращен на 30%.
• Организована единая для всех компаний холдинга система хранения документов. Теперь нет необходимости копировать оригинал или распечатывать один и тот же документ в каждом подразделении, тратить силы и время на его доставку от одного согласующего лица к другому. Сотрудники “Садового кольца” могут в 2 клика поднять всю историю деловой переписки с тем или иным контрагентом и найти нужный документ. Реализованная в системе функция резервного копирования полностью исключила риск утери документации. Сотрудники работают с электронными копиями документов, в то время как оригинал в целости и сохранности лежит в архиве.
• Система позволяет в режиме реального времени контролировать распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы каждого сотрудника, отдела и подразделения холдинга. Можно в любой момент перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской дисциплине. У руководителей компаний и отделов появилась возможность более рационально планировать работу своих подчиненных и контролировать сроки выполнения задач. В результате повысилась производительность работы каждого структурного подразделения в отдельности и всего холдинга в целом.
• Автоматизирована работа с договорами. Большая часть из них теперь формируется по стандартным шаблонам, что избавляет сотрудников от лишней рутины. Согласование электронных копий договоров может выполняться как параллельно, так и по заранее прописанным в системе маршрутам. При этом в обоих случаях согласующие лица получают мгновенный доступ к скан-копиям оригинала договора и всей сопроводительной документации. В итоге согласование договоров существенно ускорилось, решения принимаются быстрее, сделки заключаются более оперативно. Это помогло холдингу повысить эффективность взаимоотношений с клиентами, поставщиками, подрядчиками и инвесторами.
• Во всех основных подразделениях холдинга удалось оптимизировать процедуры подготовки и проведения совещаний, а также согласование и исполнение протоколов по ним. Приглашения на совещания теперь рассылаются сотрудникам через “1С:Документооборот 8”. При этом к приглашению можно прикрепить все необходимые для предварительного ознакомления материалы. Ознакомившись с описанием мероприятия, получатели либо подтверждают свое присутствие, либо отклоняют приглашение. В результате организатор встречи заранее знает численность ее участников и даже может перенести событие, если время, на которое оно запланировано, окажется неудобным для большинства заинтересованных лиц. Процесс распределения поручений по протоколам мероприятий стал более упорядоченным. После совещания всем участникам рассылается протокол со списком задач и указанием исполнителей. Каждый сотрудник вправе как принять поручение, так и делегировать его другому компетентному специалисту в случае чрезмерной занятости. Это не только упростило процедуру приглашения сотрудников на мероприятия, но и помогло усилить контроль исполнения распоряжений.
• Кроме того, для каждого сотрудника настроены индивидуальные права доступа к системе в соответствии с должностными обязанностями. Это не только упорядочивает работу штатных специалистов с документами, но и исключает риск несанкционированного доступа посторонних лиц к конфиденциальной информации холдинга.