ПАО “Татнефть”: оперативный обмен электронными документами

ПАО “Татнефть” организовало оперативный обмен электронными документами между 22 собственными подразделениями, а также с 73 внешними контрагентами с помощью “1С:Предприятия 8”

Специалисты казанского офиса “1С-Рарус” внедрили систему электронного документооборота в ПАО “Татнефть”. Новая система, созданная на основе решения “1С:Документооборот 8 КОРП” и сервиса “1С-Такском”, охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга. Основной объем документооборота переведен в электронный вид. Сокращено время на формирование, согласование и подписание документов. Значительно ускорился обмен документами внутри компании. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей – каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия. Документы больше не теряются. В ближайшее время руководство ПАО “Татнефть” планирует тиражировать систему на все 160 предприятий холдинга.

ПАО “Татнефть” – огромнейшая русская нефтяная фирма, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В компании постоянно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур.

Главные итоги внедрения системы электронного документооборота:

Санкционирован оперативный замен юридически важными документами с контрагентами. Система ЭДО включена с учетными системами фирмы. По операциям отгрузки пользователь ЭДО делает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где механически запускается предопределенный для предоставленного облика документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ механически уходит сквозь оператора ЭДО к контрагенту.

Значимо снижен размер бумажного документооборота внутри фирмы. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и93ст. ускорилось согласование документов. В системе настроено больше 400 типовых цепочек для согласования  документов в разрезе бизнес-процессов и отделов фирмы. В согласовании принимают участие в пределах 2500 пользователей, в т.ч. больше 200 служащих, имеющих право цифровой подписи.

Снабжена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя. Для данной цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе пространства отправки и места доставки вещественных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, в случае если это посторонняя организация) или же получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления “Татнефтеснаб” заявку на поставку какого-нибудь оснащения или же материалов и заполняет вспомогательные поля. Обработанный в системе электрический документ автономно посылается адресату по указанным в данных полях реквизитам.

Это ликвидировало надобность вручную предопределять на какой склад и в какое подразделение будет отправлен документ. Любой документ автономно находит собственного адресата между сотен подотчетных лиц, оказавшихся на сотках объектов фирмы – как при отправке, например и при получении.